Excel 擅長的，跟排座位需要的不一樣
Excel 很適合放名單：一人一列、可以排序、可以篩選。但排座位要的是另一件事：一群人分到幾個有上限的格子裡，而且任何一個人移動，其他東西都要跟著對。
在 Excel 裡，「王小明從第 3 桌換到第 5 桌」只是改一格字。第 3 桌少了一個人、第 5 桌會不會超過、他吃素所以兩桌的素食份數都要改、入口那張圖也要重畫，這些 Excel 都不會幫你想。
最花時間的是「對帳」
排第一版通常不難。花時間的是之後每一次修改都要檢查一輪：
- 有沒有人漏掉？名單 120 人，座位表加起來只有 118 人，要一個一個找。
- 有沒有哪桌超過？改了三次之後，第 7 桌坐了 11 個人。
- 素食份數對不對？吃素的人換了桌，給餐廳的單子也要改。
- 平面圖還一樣嗎？桌數變了，用 PowerPoint 畫的會場圖要重畫。
每一項都不難，難的是每改一次就要全部再做一遍。長官改三次，你就對四輪。
幾個減少重工的做法
如果還是要用 Excel，這幾件事可以先做：
- 名單和座位表分成兩個工作表，座位表用公式從名單抓，不要手打名字。
- 每桌旁邊放一格人數小計，超過上限就標紅。
- 素食份數用 COUNTIFS 按桌計算，不要手算。
- 長官桌的名單先請上面確認，最後才排一般桌。
或者，讓工具去對帳
我們做排桌入座，就是想把對帳這件事拿掉：名單框是唯一的來源，換桌、請假、加人之後，漏排、超桌、素食份數、平面圖都會自動跟著更新。排完匯出座位圖和 Excel，Excel 裡也有桌次名單、各桌總覽和給餐廳的那一頁。
它免費、免註冊，名單只存在你的瀏覽器。